Come posso attivare o gestire una mailing list?

INSTALLAZIONE/UTILIZZO MAILING LISTS

Di seguito illustriamo le linee guida valide per LineaHosting per qualsiasi attività di mass mailing o direct email marketing, ma che possono essere considerate valide per poter gestire correttamente una mailing list con un qualsiasi servizio di hosting. Queste Guidelines si basano in parte su standard comunemente adottati a livello internazionale ed in parte sulla nostra esperienza decennale, con lo scopo di garantire un'ottima percentuale di recapito dei messaggi inviati e al tempo stesso minimizzare i rischi che questa attività venga interpretata come SPAM da parte dei Network e server destinatari dei messaggi, con le conseguenze particolarmente dannose di questa eventualità.

1) Utilizzare appositi software (standalone oppure da installare su server) per la gestione di Newsletter e Mailing list, sfruttando l'smtp server fornito con i nostri servizi oppure sendmail nel caso di software installati su server. Molti CMS prevedono moduli o plugin per la gestione avanzata di Newsletter e mailing lists, ma in alternativa esistono software specifici (es: PHPList).

2) Se l'email sfrutta l'SMTP (outbound) di un server su rete di LineaHosting, impostare un intervallo di invio MAI superiore60 email al minuto e 500 email in un'ora (100/h nel caso di pacchetti Linea Personal). Il superamento di questo limite non è consentito perchè può aumentare esponenzialmente il rischio di ottenere un bounce rate più elevato e/o di causare il blocco (ban) da parte di Network particolarmente suscettibili al traffico spam, quali ad esempio MSN/Hotmail o Gmail, con effetti che sarebbero estremamente dannosi anche per altri domini di altri Clienti ospitati sullo stesso server!
Attività di invio massivo devono essere programmate preferibilmente in orari serali o meglio ancora notturni o al mattino presto, quando l'attività smtp del server è più bassa rispetto al fuso orario in cui si risiede. La maggior parte dei software permette di configurare sia l'orario di invio, sia la frequenza di invio. L'intervallo ideale che ottimizza le percentuali di recapito è di 20-25 email ogni 3 minuti. Quantità di invio superiori a questi limiti richiedono l'utilizzo di servizi esterni appositamente studiati per alto traffico smtp outbound, pertanto si raccomanda di contattare la nostra assistenza.

3) Sui nostri piani di hosting condiviso, la frequenza massima accettabile di invio sfruttando l'SMTP interno è giornaliera con un'utenza non superiore alle 1.500 unità quindi adatta solamente per piccole mailing lists. Nei piani di hosting Resellers e su VPS la somma degli invii di email massive giornaliere non può superare le 5.000 email. Su Server Dedicato si consiglia di contattarci per determinare la strategia più indicata, nel caso di invii di massa in quantità superiori.

4) Assolutamente da evitare l'invio di allegati in una mailing list, per evitare un forte incremento di errori e timeout nell'invio. Nel caso debbano essere resi disponibili documenti, questi dovrebbero essere caricati in una cartella apposita all'interno del vostro spazio web e quindi resi disponibili al download tramite un link specificato in Newsletter.

5) Ciascuna email deve contenere un solo destinatario. E' di fondamentale importanza NON raggruppare  molteplici contatti in una sola email, nemmeno se in copia nascosta (Ccn), perchè questo è il metodo più rapido se si vuole che le nostre email vengano scartate dai filtri anti-spam dei riceventi. Tutti i software di gestione di Mailing list provvedono automaticamente ad effettuare un singolo invio per ciascun destinatario, in aggiunta alla possibilità di personalizzare parti di testo in base ai dati del destinatario (es: Nome e Cognome, ecc.)

6) Nel caso le Newsletter vengano inviate in formato html, qualsiasi elemento (immagini incluse) dovrebbe essere caricato tramite path remoto verso il vostro account ( es: img src=http://sito.it/immagini/ecc.gif )e non allegato all'email, per ridurne il peso.

7) Naturalmente, come previsto dalle AUP (Acceptable Use Policies) di LineaHosting e di quasi tutti gli Hosting Providers, la Newsletter deve obbligatoriamente soddisfare i criteri imposti dalle misure anti-spamming codificate a livello internazionale e note come clausole di compliance "opt-in" e "opt-out". Questo significa:
- il sottoscrivente deve essersi volontariamente registrato alla Newsletter o comunque aver prestato il suo consenso dimostrabile. Si raccomanda di inserire a piè pagina della Newsletter un avviso che ricordi all'utente di aver fornito il proprio consenso alla ricezione di tale comunicazione (es: tramite iscrizione a sito web). Se la lista di contatti non è stata raccolta direttamente ma è stata acquistata o rilevata da una società terzi, è bene chiedere specificamente se l'Informativa per la Privacy di tale lista prevedesse la possibilità di cessione di questi dati: in caso contrario, il suo utilizzo diventa illegale (e quindi SPAM) se non è accompagnato da un nuovo consenso di ciascun destinatario.
Un discorso del tutto analogo vale nel caso in cui la lista fosse stata raccolta per altre finalità - es: utilizzare una lista di contatti ad uso fatturazione per comunicazioni di offerte senza avere specificato il consenso ad inviare proposte commerciali, NON è legale.
- il sottoscrivente deve avere la possibilità di disiscriversi dalla Newsletter tramite apposito link presente nella Newsletter o comunque con modalità facilmente usufruibili anche dall'utente meno esperto. E' requisito obbligatorio inserire a piè pagina della Newsletter un avviso che indichi le modalità di rimozione del proprio contatto per le future comunicazioni.

Il rispetto delle clausole di opt-in ed opt-out (punto 7), così come delle comuni pratiche di netiquette in merito alle comunicazioni commerciali via email, vale anche nel caso in cui l'invio di email di massa avvenga tramite servizi/SMTP esterni ma con mittente o con riferimento ad un dominio ospitato su server su rete LineaHosting. Queste clausole servono a prevenire qualsiasi contestazione (complaints) da terze parti o da organi di controllo (Spam cops) per qualsiasi fenomeno di spamming indiretto ("Spamdvertising"), che comporterebbe ugualmente una penalizzazione per il server che ospita il dominio di origine.

Condizioni diverse da queste dovranno essere preventivamente notificate e discusse con il fornitore di Hosting, per adottare la soluzione più mirata ed efficace, e soprattutto per evitare qualsiasi tipo di ripercussione negativa sia sui servizi del Cliente, sia su quelli di LineaHosting.


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